Содержание
Введение 3
1. Компьютерная сеть учреждения (интранет) как средство повышения эффективности его деятельности 4
Заключение 13
Список использованных источников 14
Введение
Управление современными организациями – это тема, которой посвящено в последнее время рекордное число исследований и публикаций. Действительно, в нашем динамичном, изменчивом и взаимозависимом мире ключевым фактором успешного бизнеса, вообще успешного ведения дел в любой области становится выбор модели управления имеющимися в распоряжении ресурсами – материальными, финансовыми, человеческими – для достижения поставленных целей.
Интранет-портал – удобное рабочее пространство, объединяющее сотрудников офиса. Это и общая информационная база, и доступные всем новости компании, и ведение проектов рабочими группами с переменным составом, и деловая библиотека.
1. Компьютерная сеть учреждения (интранет) как средство повышения эффективности его деятельности
В данное время развитие компьютерных систем идет семимильными шагами. В сфере комплексной автоматизации в масштабах большой организации успехов существенно меньше. Это вполне понятно - ведь, выйдя на уровень корпорации, мы сталкиваемся с проблемами, принципиально отличающимися от тех, с которыми приходилось иметь дело на уровне отдельного пользователя или рабочей группы. Ключевыми становятся отнюдь не технические и технологические проблемы. Работая на уровне корпорации, мы должны дать ответ на первостепенные вопросы: «Какова структура организации? Какая модель управления используется? Как организована работа с информацией? Кто и каким образом отвечает за создание и управление информацией? Как информация циркулирует в рамках организации? Как организован обмен информацией с внешним миром?» и т.д. На данные вопросы позволяет ответить опыт использования локальных компьютерных сетей или интранета.
Впервые такую комбинацию слов как «Интранет» стали использовать весной 1995 года. Вначале само слово мало, что значило для подавляющего большинства людей, многие из них, прочтя это слово, подумали бы, что это опечатка. После того, как это слово завоевало право на жизнь, возник вопрос: «Что под этим понимается?» - ведь после того, как термин появился, его стали использовать все. Многие компании «вдруг» обнаружили, что давно этим занимаются и являются «ведущими производителями» в этой области. Сейчас практически невозможно найти фирму, которая бы не говорила, что она находится в авангарде данного направления.
Формально Интранет (Intranet) - это использование Интернет-каналов в корпоративных целях. В начале XXI века случилось то, о чем так много говорили ученые в веке XX - мир пришел к так называемой системе <информационного общества>. Сегодня практически каждый житель, даже самого удаленного уголка планеты, может узнать обо всем, что случилось в мире накануне, и непосредственно о том, что происходит в данный момент. Это стало возможно благодаря Интернету - только ленивый в наши дни не знаком с Интернет-технологиями и ни разу не заглядывал во всемирную паутину. Нередко человек осведомлен о последних мировых событиях лучше, чем о том, что происходит на предприятии, где он работает, а работники компаний с коллегами из-за океана общаются чаще, чем с сотрудниками из соседнего отдела.
Это и понятно - чтобы быть в курсе мировых новостей, достаточно зайти на нужный сайт и прочитать все, что тебя интересует. В то же время грамотная координация деятельности нескольких отделов компании требует регулярного обмена документами, а иногда утомительных консультаций и длительных совещаний.
Если у компании несколько филиалов и их офисы расположены далеко друг от друга, то процесс общения становится еще более сложным - не все вопросы можно решить по телефону, а значит - приходится сканировать многостраничные материалы, отправлять электронные письма и факсы, а зачастую - посылать курьера или отправляться в утомительную поездку. Все это отнимает очень много времени, которое ни одна компания, которая хочет добиться успеха, не может позволить себе тратить попусту.
Одно из современных решений, которое сегодня используют западные компании для экономии времени и усилий сотрудников, а также для сокращения расходов - это Интранет. Интранет - это виртуальное информационное пространство, созданное внутри отдельно взятой компании (причем, то, насколько эта компания мала или велика - не имеет никакого значения, свой Интранет создают и фирмы, насчитывающие не более десятка сотрудников, и крупные корпорации, имеющие филиалы по всему миру). Если же компания постепенно набирает обороты, завоевывая все новые и новые позиции и расширяя сферу влияния на рынке, то вместе с ней может расти и ее Интранет-система, которую можно разрабатывать поэтапно, сначала внедряя лишь функции первостепенной важности и постепенно наращивая дополнительные.
Есть одна из разновидностей Интранета - Экстранет. Экстранет - это распределенная информационная среда, объединяющая все филиалы компании, ее партнеров и клиентов. Extranet можно рассматривать как расширение Intranet, содержащее выделенные области, к которым разрешен доступ внешним пользователям. Intranet / Extranet позволяет сотрудникам и партнерам компании: эффективнее управлять бизнес-процессами; ввести и соблюдать единые стандарты на отчеты и другую документацию; совместно пользоваться контактной информацией, необходимой для общения с клиентами и партнерами; получать доступ к данным, находящимся в корпоративной сети, с мобильных беспроводных устройств.
Опыт внедрения Интранет в западных компаниях показал, что внедрение только базовых Интранет-систем: внутренних Web-серверов, электронной почты и организации Web-интерфейса к корпоративным базам данных, способно оказать поистине революционные изменения во всех областях бизнеса компании. Однако эти изменения часто остаются в тени при описании технических сторон Интранет.
Технология Интранет проникает на рынок корпоративных систем, с огромной скоростью. Прогнозы различных групп, занимающихся маркетинговыми исследованиями, свидетельствуют о том, что объем вложений в корпоративные проекты Интранет превзойдет затраты на серверы Интернет в течение ближайших 1- 2 лет, а затем стремительно уйдет вперед, что означает – корпоративные системы очень активно воспринимают новую технологию.
Для нас важные три ключевые стороны Интранет. Во-первых, новые методы управления информацией и их влияние на бизнес-процессы. Во-вторых, организационно-методологическая и административная сторона новой технологии управления информацией. В-третьих, вопросы архитектуры, системно-технической инфраструктуры и технологических средств построения систем Интранет. Рассмотрим все эти стороны.
Методы управления информацией и их влияние на бизнес-процессы. Отметим прежде всего, что внедрение технологии Интранет дает ощутимый экономический эффект в деятельности организации. Изменения связаны прежде всего с резким улучшением качества потребления информации, напрямую влияющим на производительность труда сотрудников организации. Для информационной системы ключевыми становятся новые понятия - Публикация Информации, Потребители Информации, Предоставление Информации. Результат применения Интранет – резкое сокращение бумажных архивов, легкость и простота публикации информации, универсальный и естественный доступ к информации с помощью навигаторов, существенное сокращение затрат на администрирование приложений на рабочих местах пользователей, немедленная актуализация любых изменений в информационном хранилище организации за счет нулевого времени публикации, смещение акцентов от генерации информации к ее эффективному потреблению.
Ключевыми качествами Интранет, напрямую связанными с экономическими аспектами в деятельности современной организации являются:
• Простота и естественность технологии. Все те полезные качества Web-технологии, о которых говорилось выше, реализуются в рамках крайне простой схемы: программа просмотра, которая размещается на рабочем месте пользователей (навигатор), Web-сервер, который выступает в качестве информационного концентратора, и стандарты взаимодействия между клиентом и Web-сервером. Это практически все, что необходимо для построения пилотного варианта системы. На этой основе можно расширять спектр функций системы, добавляя такие сервисы, как поиск информации коллективная работа с единым массивом информации, и ряд других.
• Низкий риск и быстрая отдача инвестиций. Особенности внедрения Web-технологии весьма нетипичны для новой революционной технологии. Речь идет о простоте и очень невысокой стоимости создания систем Интранет. Стоимость начальных вложений оказывается очень небольшой, при этом концептуальная простота упрощает и внедрение. Уникальность Web-технологии состоит в том, что она позволяет начать с малого, сделав очень небольшие предварительные затраты. В них входит только стоимость навигаторов и Web-сервера – так как организовать Web-сервер можно практически на любой уже имеющейся в распоряжении организации технике. Далее можно последовательно развивать и совершенствовать в рамках Web-сервера необходимые организации сервисы, двигаться в желаемом направлении, на каждом маленьком шаге получать конкретные видимые результаты, и корректировать курс, если какие-либо из сервисов реализованы неверно, неудобно, не в полном объеме и т.д.
• Интеграционная технология. Это качество означает возможность эффективного и разумного объединения всех программных решений (как наработанных ранее, так и создаваемых в настоящий момент и проектируемых) на основе разнородного аппаратного обеспечения в общую информационную среду с едиными правилами генерации и потребления информации, с единым унифицированным доступом к информации. На практике Интранет позволяет создать информационную систему организации на уже существующей основе, независимо от принятой в организации технологии обработки информации, независимо от существующих программных решений и аппаратной платформы. Причина заключается как в максимально обобщенном подходе Интранет к потреблению информации, так и в максимально гибких технических методах и подходах, которые лежат в основе Интранет. Сила Web-технологии – в эволюционном характере ее внедрения, который позволяет добиться практически стопроцентного сохранения сделанных ранее инвестиций. Все сложное и дорогостоящее хозяйство - сети, компьютеры, базы данных, прикладные системы – они все сохраняются.
• «Катализатор инвестиций». Медленный возврат инвестиций в информатизацию современной организации является одной из главных проблем, стоящих перед его руководством. За время существования в организации накапливается множество компьютеров и программ, эффективному использованию которых препятствует сложный по своей природе (а поэтому – медленный) цикл разработки и внедрения прикладного программного обеспечения. Средства, потраченные на приобретение компьютеров и программ, лежат мертвым грузом, не принося никакой пользы. Длительное отсутствие результатов информатизации приводит к тому, что руководство организации начинает скептически относиться к самой возможности создания эффективно действующей информационной системы. Создается в определенном смысле тупиковая ситуация, когда предшествующие вложения (порой - огромные) в информатизацию привели к очень скромным результатам, а традиционные методы создания информационных систем очевидно себя исчерпали (разумеется, в рамках данной конкретной организации). Естественным и разумным разрешением ситуации было бы исключительно быстрое получение конкретных результатов при очень небольших затратах. Как раз такую возможность предоставляет технология Интранет. Будучи применимой практически в любых условиях, обладая уникальным интеграционным качеством, эта технология при крайне малых затратах и в предельно сжатые сроки позволяет получить конкретный, видимый, эффективный для каждодневной работы организации результат, понятный и естественный как для ее руководства, так и для рядовых сотрудников. Полученный результат определяет общее направление развития и совершенствования информационной системы организации, в том числе позволяет систематизировать и упорядочить дальнейшие инвестиции в информатизацию. Именно поэтому мы рассматриваем технологию Интранет как катализатор инвестиций, как решение проблемы, крайне актуальной для отечественных организаций.
• Эффективное управление организацией. Это качество актуально прежде всего для руководителя организации. Для него компьютер представляет прежде всего инструмент, помогающий в эффективном управлении возглавляемой им организации. Известно, что эффективное управление возможно только на основе полного владения в нужный срок информацией, адекватно отражающей состояние организации. Спектр информации, предоставляемой руководителю, практически ничем не ограничен. Он не ограничен возможностями навигатора (поскольку навигатор лишь средство доступа к информации). Он никак не ограничен техническими возможностями Web-сервера. Вся информация, генерируемая в данной организации, может стать доступной для руководителя (разумеется, в концентрированном и сжатом виде). Для этого нужно только правильно спроектировать и подготовить содержание информационного сервера.
• Эффективные коммуникации между сотрудниками организации. Ключ к пониманию жизненности принципов Интранет – это естественность восприятия сотрудниками организации такого способа получения информации. Данные получаются именно в тот момент, когда они необходимы, в наиболее удобном виде. Актуальная информация всегда находится «под рукой», ею можно воспользоваться в любое время, как только это потребуется. Люди получают доступ к самому ценному, что имеет организация – ее информационному хранилищу, они работают быстрее и эффективнее. Не нужно звонить по телефонам, бегать по кабинетам в поисках документов, отвлекать коллег от работы, ожидать, пока то или иное предписание поступит в отдел - достаточно лишь запустить навигатор и «перейти» по ссылкам в требуемую точке информационного хранилища.
Таким образом появление систем Интранет знаменует собой процесс вытеснения решений, основанных на закрытых технологиях (решениях, разработанных одной фирмой для одного приложения) и появления жестких требований к новым приложениям или даже к изменению существующих с тем, чтобы они работали на основе открытых стандартов. Процесс движения к открытым стандартам набирает скорость – коммерческие реализации ключевых компонентов информационных систем, таких как средства управления ИС, электронная почта, телеконференции очень быстро переходят на существующие открытые общепризнанные протоколы.
Производители программного обеспечения сегодня уже не пытаются противопоставить свои закрытые корпоративные решения решениям на основе открытых стандартов, объясняя, что их решения более функциональны или удобны. Эти аргументы рынок перестал воспринимать. Наступает следующий этап, когда они говорят о миграции к открытым стандартам, утверждая, что завтра лучшая функциональность будет достигнута уже на базе открытых стандартов, и вот тогда победа будет за ними. Уже никто не планирует удерживать плацдарм своего закрытого стандарта.
Заключение
Таким образом, можно сделать вывод, что основные задачи, в решении которых эффективен Интранет. Это:
• Повышение уровня администрирования проектов менеджерами компании за счет организации сбора необходимой информации, ее консолидации и анализа.
• Создание единой информационной базы компании, включая информацию, сбор которой требует больших временных и ресурсных затрат.
• Повышение уровня коммуникаций и организация совместной работы сотрудников компании.
• Поддержка унификации и стандартизации процессов и процедур.
Следствием хорошо организованного информационного пространства компании являются:
• Экономия времени и усилий сотрудников компании.
• Повышение качества работы и обслуживания клиентов компании.
• Повышение конкурентоспособности и инвестиционной привлекательности компании.
Список использованных источников
1. Ананьин В. Интранет как инструмент корпоративного управления. В 2 ч. Ч. 1-2. – СПб.: Аврора, 2001.
2. Елисеев В., Ладыженский Г. Введение в Интранет. – М.: Информатика, 2004. – 246 с.
3. Системы Интранет // Компьютерная газета. № 3-5. 2006.
4. Системы Интранет – системы, поставляющие информацию // http://www.dvgu.ru/meteo/PC/IntranetVved.htm#part_1